厦门市旗航软件有限公司
中国优秀的B/S架构外贸软件提供商 外贸软件行业诚信品牌

旗航产品 首页 > 旗航产品 >  旗航产品

旗航邮件管理软件
时间:2016-05-12 18:55:35 点击

演示申请

 

旗航邮件管理软件,从公司的邮件管理角度出发,在保留OUTLOOKFOXMAIL等邮件客户端功能的基础上进一步扩展,引入数据库的管理,将公司所有的邮件保存至公司内部数据库中,可以实现邮件数据控制、自动分发、权限控制、邮件群发等功能。



(邮件系统流程图)

 

 

现有问题

旗航邮件管理软件解决方法

1、保密性差,业务员必须知道邮件的收发用户名密码才能收发邮件。

保密性好,做好配置后,业务员即可通过系统直接发送邮件,无需设置相关密码。

2、员工的收发邮件保存在个人电脑中,可靠性差,如果电脑出现问题,资料全部丢失。

邮件资料全部保存至公司服务器中,保护好服务器就保护好所有的邮件资料。

3、邮件不受监管,员工离职往往带走大量客户资料。

管理员可以实时查看所有员工的邮件往来记录,并且可以设置是否允许删除。

4、历史邮件资料散落在各个不同的电脑中,查找极为不便,工作效率低下。

对邮件搜索进行了优化,可以很方便的根据各种查询条件进行邮件的搜索。

5、当遇有新产品或者发送广交会邀请函时需一个个客户处理。

具有邮件独立群发功能,每一个客户收到的邮件都感觉是单独发送给他的。

6、当使用同一个企业邮箱时,需要对接收的邮件手工手发,容易出错而且浪费时间。

可以设定分发规则,系统自动执行。

7、重要客户的邮件往往不易跟踪,业务员发送的邮件是否合理规范,无法监控。

可以设定审核规则,重要邮件审核后才可以进行发送。

...........

..........

 

(邮件主界面图)

一、邮件数据管理

1、数据导入功能:可以批量导入现有邮件资料,顺利交接邮件数据;

2、数据统一管理:所有进、出邮件自动统一保存在公司服务器的数据库中,彻底避免邮件可能被离职业务员删除、转移或漏移交等现象;彻底避免电脑中毒、重装后邮件丢失等问题;

3、权限设置完善:系统管理员可以查看本公司员工所有邮件的收发情况,而且可以通过权限控制不同人员不同类型邮件的查看权限,可以控制哪些邮件哪些人可以看到,哪些人不能看到;而且对邮件操作的各个按钮均可以控制,如设置哪些人可以进行邮件群发,哪些人可以删除邮件等;

4、邮件存储容量大:邮件只受服务器硬盘本身容量的影响,不受邮箱容量大小限制,附件内容与邮件正文分开存储,在保证数据完整的同时确保邮件系统的使用效率;

5、自动分发功能:可以设置分发条件,系统会自动将符合条件的邮件转移至相关业务人员处理,减轻人工操作环节,减轻工作量,提高效率;

6、附件汇总功能:当查阅某客户的邮件时,可以自动提取此客户所有的历史邮件及历史附件,并可直接打开查看,再也不用为了找一个附件,一封封地打开邮件;

7、强大的邮件分析功能:

a)按客户进行分析,可以查看某客户发了多少封邮件给我们,我们回复了多少封邮件,有哪些业务        员发送邮件给客户等;

b)可以按时间段进行分析,分析不同时间段的邮件收发情况;

c)可以按发件人进行分析,分析每个业务员的发送邮件数量,发送时间,发送对像等情况;

d)可以根据需求定义分析条件,分析需要查看的数据;

8、便捷的邮件查找功能:可以按任意关键字快速查找相关邮件,如发件人、收件人、邮件主题等;

二、邮件操作功能

1、可以由管理员统一设置邮件用户名跟密码,业务员无需知道用户名、密码仍可以实现收发操作;

2、可以设定审核规则,可以设置哪些邮件必须审核后才可以进行发送。

3、在权限允许时,业务员可以定义无限级下属目录,并且可以设置相关转移规则,以方便邮件的查阅归档;

4、可以对邮件的删除、回复、转移、分发、导出、打印等各种操作权限进行完全控制;

5、内置邮件翻译功能,可以将英文邮件直接翻译成中文;

6、可以进行邮件群发,业务员可以选择自己名下的所有客户进行邮件的群发(如发送节日贺卡、广交会邀请函等), 而且允许独立发送,每一个客户收到的邮件不含有其它客户信息,保证客户资料的安全;

7、具有快速回复功能,对于简易的回复可以通过快速回复直接处理;

8、业务员查看邮件时,可以自动关联此发件人以往邮件及附件信息,方便掌握历史情况;

9、可结合旗航外贸软件,直接发送报价单、外销合同等业务单据。


版权所有:厦门市旗航软件有限公司 闽ICP备18018483号-1 技术支持:陕西奈特网站建设 联系我们 | 申请演示